ПОСТРОЕНИЕ УСПЕШНОЙ КАРЬЕРЫ

You can always change for the better!

О компании


Уважаемые посетители сайта!
Обращаем ваше внимание, что все права на воспроизведение и использование печатных материалов,
размещенных на сайте, принадлежат компании Бета-версия.
Спасибо за понимание!

Умение избежать конфликтов, или Мирное поведение

Март 2012

Если вспомнить историю, «секретарский чин» был учрежден еще Петром I. Сегодня сотрудники «секретарского чину» - лицо компании – всегда на виду, в курсе всех дел и в гуще событий. Человек, занимающий эту достойную должность, как слуга двух господ, должен быть и правой рукой директора, и организационно-информационным центром для прочих сотрудников и посетителей. Кто еще доведет до коллег нужную информацию и подготовит для них документы, приветливо встретит партнеров и клиентов, ответит на их вопросы как лично, так и по телефону? В течение рабочего дня секретарю приходится контактировать с множеством людей, поэтому без желания и умения общаться на этом месте делать нечего. Ну а человеческое общение, к сожалению, таит в себе угрозу конфликтов, больших и маленьких. Умение избежать конфликта – одно из основных требований к соискателю на эту позицию.

Как себя вести, чтобы не допустить нарастания напряженности на трех фронтах (руководитель, сотрудники, посетители), на которых приходится работать секретарю?

Секретарь – руководитель

«Начальник всегда прав. Если он не прав – смотри пункт первый» - в этой шутке, как и в любой другой, есть доля правды. И эта фраза должна стать лозунгом для любого секретаря. Надо поверить в это самому и заставить поверить других. Исполнительность, вера в своего руководителя, преданность ему, способность выставить его в выгодном свете и, если надо, прикрыть его тыл – важнейшие из задач секретаря.

При этом, в общении с вашим руководителем всегда помните, что перед вами живой человек, у которого есть свои слабости, особенности, болезни и плохие дни. А секретарь как доверенное лицо директора должен ни словом, ни жестом не выдать его личные тайны и секреты фирмы, ведь недаром само название должности «секретарь» происходит от французского «secretaire», которое можно перевести, как тайное, доверенное лицо (от «secret» - тайна).

Важным качеством помощника директора является его способность «держать удар», ведь в работе ситуации могут быть разными и умение психологически ограждать себя от негативных выпадов, оскорбительных замечаний, незаслуженных обвинений может неоднократно пригодиться. Не воспринимайте критику как личную обиду.

Не забывайте, что в отношениях с начальником необходимо держать дистанцию, лучше всего называть друг друга на «вы» и по имени-отчеству (если такой стиль отношений соответствует корпоративной культуре, принятой в вашей компании). Такое поведение поможет вам избежать щекотливых ситуаций и в итоге обеспечит вам уважение шефа.

Секретарь – сотрудники

У секретаря особое положение в компании. Он находится между двумя мирами - коллективом и руководителем, причем на шаг к нему ближе.

В этой ситуации, для того чтобы избежать конфликтов, нужно очень тщательно выстраивать отношения с коллегами. С одной стороны, они могут из-за вашей близости к начальнику относится к вам настороженно, а с другой стороны, хотят вас иметь в союзниках.

Важно и нужно с первых дней вашей работы не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником, учитывая его личные особенности и возраст, ни в коем случае не вступая в какие-либо группы или коалиции.

Придерживайтесь со всеми сотрудниками ровного доброжелательного тона без фамильярности, а в беседе – общих нейтральных тем, не позволяя себе ни излишней откровенности, ни, тем более, резких высказываний в адрес начальника.

Секретарь – посетители

По большому счету, общение с посетителями мало чем отличается о любого другого. Тут также доброжелательность, тактичность, вежливость, искреннее внимание к собеседнику помогут вам наладить эффективное общение с ним и избежать конфликтов.

И не забывайте также и о том, что вы являетесь носителем конфиденциальной информации, поэтому в общении с посетителями соблюдайте меры предосторожности и помните, что слова- серебро, молчание в некоторых ситуация дороже алмазов.

Любой секретарь – немного актер - он должен уметь полностью владеть собой: мимикой, жестами, интонацией. Первое впечатление о компании у посетителя формируете только вы, и ваше профессиональное поведение не только поможет выстроить эффективное взаимодействие с посетителем (клиентом, партнером, представителем государственной организации), но и заложит фундамент положительного имиджа вашей компании.

Учиться – всегда пригодится

Секретарь, как и другие специалисты, ценен лишь тогда, когда он совершенствует свои профессиональные навыки, занимается саморазвитием. Одно из основных умений помощника руководителя – искусство общения - требует постоянной тренировки, ведь каждый день мы сталкиваемся с разными людьми, с каждым из которых надо найти общий язык, суметь избежать конфликта, а если он произошел, то безболезненно его разрешить. Разнообразные психологические тренинги, направленные на развитие коммуникативных навыков, такие как, например, тренинги по преодолению конфликтов или занятия по деловому этикету, могут помочь секретарю стать востребованным специалистом и незаменимым сотрудником.

Рассказать друзьям: